國家安全監(jiān)管總局辦公廳關于印發(fā)《職業(yè)衛(wèi)生技術(shù)服務檔案管理規(guī)范》和《職業(yè)衛(wèi)生技術(shù)服務機構(gòu)實驗室布局與管理規(guī)范》的通知 安監(jiān)總廳安健〔2015〕93號

為進一步規(guī)范職業(yè)衛(wèi)生技術(shù)服務機構(gòu)檔案管理及實驗室的布局與管理，保證職業(yè)衛(wèi)生技術(shù)服務工作的質(zhì)量，根據(jù)《中華人民共和國職業(yè)病防治法》及《職業(yè)衛(wèi)生技術(shù)服務機構(gòu)監(jiān)督管理暫行辦法》(國家安全監(jiān)管總局令第50號)等有關規(guī)定，國家安全監(jiān)管總局研究制定了《職業(yè)衛(wèi)生技術(shù)服務檔案管理規(guī)范》和《職業(yè)衛(wèi)生技術(shù)服務機構(gòu)實驗室布局與管理規(guī)范》?，F(xiàn)印發(fā)給你們，請認真執(zhí)行。

安全監(jiān)管總局辦公廳

2015年9月14日

職業(yè)衛(wèi)生技術(shù)服務檔案管理規(guī)范

第一條 為進一步規(guī)范職業(yè)衛(wèi)生技術(shù)服務檔案管理，發(fā)揮職業(yè)衛(wèi)生技術(shù)服務檔案在職業(yè)衛(wèi)生監(jiān)管部門有效履職和保護勞動者職業(yè)健康權(quán)益方面的支撐作用，根據(jù)《中華人民共和國職業(yè)病防治法》及《職業(yè)衛(wèi)生技術(shù)服務機構(gòu)監(jiān)督管理暫行辦法》(國家安全監(jiān)管總局令第50號)等有關規(guī)定，制定本規(guī)范。

第二條 職業(yè)衛(wèi)生技術(shù)服務檔案是指職業(yè)衛(wèi)生技術(shù)服務機構(gòu)在技術(shù)服務及日常管理過程中形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像資料等，主要包括基礎檔案、評價檔案、檢測檔案三大類。

第三條 基礎檔案應至少包括以下內(nèi)容：

(一)法人證書影印件;

(二)職業(yè)衛(wèi)生技術(shù)服務機構(gòu)資質(zhì)證書影印件;

(三)計量認證證書影印件及附表復印件;

(四)質(zhì)量手冊、程序文件、作業(yè)指導書、記錄表格;

(五)質(zhì)量管理體系運行過程中形成的文件和記錄(含職業(yè)衛(wèi)生技術(shù)服務專業(yè)技術(shù)人員培訓計劃和記錄);

(六)職業(yè)衛(wèi)生技術(shù)服務專業(yè)技術(shù)人員基本信息匯總表(含人員簽字);

(七)職業(yè)衛(wèi)生技術(shù)服務專業(yè)技術(shù)人員培訓合格證原件或影印件;

(八)職業(yè)衛(wèi)生技術(shù)服務專業(yè)技術(shù)人員學歷證書、技術(shù)職稱證書影印件;

(九)職業(yè)衛(wèi)生技術(shù)服務專業(yè)技術(shù)人員法定勞動關系證明材料(包括勞動合同，基本養(yǎng)老保險、失業(yè)保險、基本醫(yī)療保險和工傷保險有效證明或住房公積金有效繳存證明);

(十)儀器設備基本信息匯總表(類別、儀器編號、名稱、規(guī)格型號、量程、精度、購置時間、生產(chǎn)廠家、檢定或校準證書有效期和證書編號);

(十一)儀器設備購置憑證復印件;

(十二)其他與職業(yè)衛(wèi)生技術(shù)服務相關的基礎檔案。

第四條 評價檔案應至少包括以下內(nèi)容：

(一)評價服務合同;

(二)合同評審記錄;

(三)評價方案及審核記錄;

(四)現(xiàn)場調(diào)查記錄、工作日寫實等相關原始記錄;

(五)技術(shù)服務過程影像資料;

(六)評價所需的技術(shù)資料(設計文件、檢測資料等);

(七)評價報告及審核記錄;

(八)其他與評價相關的記錄、資料。

第五條 檢測檔案應至少包括以下內(nèi)容：

(一)檢測服務合同;

(二)合同評審記錄;

(三)現(xiàn)場調(diào)查記錄、工作日寫實等相關原始記錄;

(四)檢測方案及審核記錄;

(五)現(xiàn)場采樣記錄、現(xiàn)場檢測記錄、樣品接收流轉(zhuǎn)保存記錄、實驗室分析記錄、原始譜圖及計算過程記錄等相關原始記錄;

(六)技術(shù)服務過程影像資料;

(七)檢測所需的技術(shù)資料;

(八)檢測報告及審核記錄;

(九)其他與檢測相關的記錄、資料。

第六條 職業(yè)衛(wèi)生技術(shù)服務機構(gòu)應有專用檔案室，滿足防盜、防火、防曬、防蟲、防塵、防潮等要求，并有控制進入的安全措施。

第七條 檔案室應配備必要的設施，包括檔案柜、檔案盒、門禁、消防報警設備、溫度和濕度控制設施及必要的桌椅等相關設備設施。

第八條 職業(yè)衛(wèi)生技術(shù)服務機構(gòu)應設置專(兼)職的檔案管理員。檔案管理員負責檔案室及檔案日常管理工作。職業(yè)衛(wèi)生技術(shù)服務專業(yè)技術(shù)人員超過50人的，一般應設置專職檔案管理崗位。

第九條 基礎檔案歸檔材料以年度為單位，由相關管理部門收集齊全并進行整理，在每年6月份之前完成歸檔。

評價檔案、檢測檔案歸檔材料，以技術(shù)服務項目為單位，由項目組收集齊全并進行整理，在出具技術(shù)服務報告后的20個工作日之內(nèi)應完成歸檔。

檔案形成部門(或負責收集整理的部門，下同)對歸檔材料的真實性、完整性、可識別性等負責。

第十條 檔案管理員與檔案形成部門應對相關歸檔材料進行核對，核對無誤后辦理歸檔手續(xù)。

第十一條 評價檔案、檢測檔案經(jīng)核對無誤后，由檔案管理員按檔案內(nèi)容形成時間先后順序排列，并按“第幾頁共幾頁”的格式統(tǒng)一編寫頁碼，建立索引和目錄。

第十二條 編碼后的評價檔案、檢測檔案應裝訂成冊，資料較多的可分冊裝訂。

第十三條 評價和檢測檔案的檔案盒面或盒脊應注明年度、項目名稱、項目編號、類型(預評價、控制效果評價、現(xiàn)狀評價、定期檢測、評價檢測、監(jiān)督檢測和事故性檢測等)、保管期限等信息。

第十四條 職業(yè)衛(wèi)生技術(shù)服務機構(gòu)應建立健全檔案管理制度，查閱、借閱、復印檔案，應辦理相關手續(xù)，并做好登記。

第十五條 職業(yè)衛(wèi)生技術(shù)服務檔案的保存時間不得少于國家規(guī)定的有關檔案保管期限。

第十六條 職業(yè)衛(wèi)生技術(shù)服務機構(gòu)應建立檔案鑒定和銷毀制度，檔案達到保存期限后經(jīng)鑒定可以銷毀的，按程序進行銷毀。銷毀檔案前，銷毀人員應認真清點核對，在銷毀清冊上簽章。

第十七條 職業(yè)衛(wèi)生技術(shù)服務機構(gòu)是檔案管理的責任主體，并對本單位的職業(yè)衛(wèi)生檔案損壞、散失、失密等承擔全部責任。

職業(yè)衛(wèi)生技術(shù)服務機構(gòu)發(fā)生解散、破產(chǎn)等情形的，應及時報告資質(zhì)認可機關，提出處置意見并妥善處置相關檔案。

第十八條 涉及保密內(nèi)容的職業(yè)衛(wèi)生技術(shù)服務檔案應按照國家有關保密法律法規(guī)的規(guī)定和要求執(zhí)行。

第十九條 職業(yè)衛(wèi)生技術(shù)服務檔案實行電子化管理的，應按照國家法律法規(guī)和標準規(guī)范的要求，采取有效的檔案管理措施，保證檔案的真實性、完整性、安全性和可溯源性。